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该如何“向上管理”指导教授

2018 / 12 / 28

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针对近年来硕博士生对于指导教授的诸多抱怨,本期电子报以研究生的角度探讨该如何处理师生关系。博士生一般分成两种:一种是从本科、硕士一路升到博士,未曾进入职场工作过;而另一种是在毕业入社会工作一段时间后,再回学校深造博士学位。前者基本不具有“主管监督”的概念,而后者因工作关系,对该概念并不陌生。不同于职场上的上下级关系,指导教授同博士生之间存在一种十分特别的合作关系。

 

首先,指导教授与博士生之间大多属地位平等的合作伙伴关系。博士学习的最终目标是成为具独立研究能力的研究性人才,将来同指导教授并驾齐驱。由此来看,博士学习生涯正如同一种实习生涯,有别于“在指导教授底下工作”,而是“与之共事”。指导教授负责启蒙博士生的科研能力,协助其在研究上取得成功,不同于公司中的主管,只是向下交办工作;再则,博士生才是主导自己博士生涯的人,从选择指导教授到命题研究课题,皆须自己决定。

不论是在公司中面对主管,或是在攻读博士期间面对指导教授,务必要明白“向上管理”(managing up)的重要性。指导教授平时事务繁杂,如论文写作、经费申请、计划书提案、教学授课、委员会活动、指导其他学生、其他学术发展机会等,博士生有必要“学习管理您的指导教授”,让博士生涯发挥最大效益。此外,每个人的博士生涯都是独一无二的经验,博士应与指导教授携手打造自己的学术发展蓝图,同时营造出一种双方都能接受的共事关系。

 

以下方式可帮助博士生创造正面的师生合作关系,进而为自己带来最大效益:

 

  • 向指导教授提出需求

博士生若想参加研讨会、认识研究领域的资深同仁、购买相关书籍或器材、寻求实习机会、申请旅费资助,或有其他需求,不妨主动向指导教授提出。在多数情况下,指导教授会同意博士生的要求或试着为其争取。

 

 

  • 排定当面讨论时间

安排与教授定期的当面讨论会谈,并于会议的前两天寄发提醒email。若当面讨论时间始终无法定下来,最好试着寄送您本人的电子行事历,由教授依其空挡时间安排。若所有方式都行不通,那就见缝插针的找教授讨论,如课间或会议休息时间。

 

 

  • 确保Email内容言简意赅

写给指导教授的Email,务必标题明确、内容言简意赅。如果内容过长,指导教授通常不会马上读完整封信并即刻回复。如果想要快速得到教授的答复,不如直接当面或电话询问,或通过聊天软体、社交媒体等。

 

 

  • Email没有回复,并不代表指导教授没有读到

不少忙碌的教授每天会收到一两百封Email,当中大半需要回复,如此,每天则须花两三小时处理Email,是一个不小的工作量。就我而言,面对这种情况,我都采用分批处理的模式,即累积几天的信件量,然后一次处理。我都会跟学生说,若寄了email给我,却没有得到立即回复,几天后再寄一次也无妨。我不认为这样很无礼、叨扰,教授难免因为事情太多,一时忘记回信,情有可原,再次寄信提醒,是有必要的。

 

 

  • 即便认为没有太多东西可以报告,仍坚持每周与指导教授当面讨论一次

尽量每周固定与教授当面讨论一次,时间长短无所谓;有时,短短十分钟的简短讨论亦可能让博士生获益良多。千万不要因为指导教授在外地,便认为不可能与之讨论,其实透过聊天软体进行短暂讨论亦十分方便。事实上,有些教授在旅行途中反而更容易约定当面讨论时间,因为这时他们正好脱离了学校工作的疲劳轰炸(例如委员会议、行政管理工作、教职工作)。即便没有什么要报告的事项,仍可以考虑与教授当面讨论,因为在研究过程中,您可能会陷入死胡同却不自知。若您花了两三个礼拜执行某项工作,却无法取得任何进展,这时您很可能遇到了瓶颈,请立刻找教授讨论,获取帮助!

 

 

  • 参加每一场团体讨论

不要错过任何一场团体讨论,这可能是您在博士生涯中与研究最密切相关的活动之一。团体讨论的重要性来自以下原因:一、您可以了解其他人正在进行什么研究,这是十分有用的信息,或者,您可以向他人提供协助。团体间的互助合作可以为博士研究带来莫大帮助。二、您可以知道指导教授的近况,了解对方为何没有及时回复Email。三、您可以立即判断是否需要与教授进行较长时间的个别当面讨论或团体讨论,进而省下更多宝贵时间。四、参与团体讨论可提醒自己流逝掉了多少时间。有些教授每周与学生进行三次团体讨论,三次短暂的团体讨论往往比一次长时间的讨论更有效果。

 

 

  • 若需要更多时间与指导教授讨论,务必向教授提出请求

博士生看到指导教授花较多时间与其他博士生讨论,会揣测教授是否对自己的研究课题较无兴趣。其实事情可能并非如此,教授通常会依据课题的进展,衡量所需的讨论次数与时间,因此,每位博士生的所需时间依课题不同而有异。

即将毕业的博士生通常需要获取导师协助,以建立业内人脉、寻找工作机会。而处于初期的研究课题或需要大量协调工作的课题,例如需要开发大型系统,则会需要较多指导教授的专业意见,而占用较多时间。若需要更多时间,不妨积极的向教授提出,或是最好自己想办法找机会与教授当面讨论,例如走进教授办公室、透过聊天软体提问、定期寄Email告知进度。教授通常乐于帮助积极主动的博士生。

 

 

  • 把握每一次当面讨论机会

请把握每次当面讨论的机会,呈现给指导教授实质性、具体的东西,例如图表、整理后的数据、试验结果报告、理论分析结果等,但请务必确保呈现的内容不存在因疏失造成的错误,如此一来才不至于浪费讨论时的宝贵时间,才能就呈现的内容进行深入、有效率讨论。在同指导教授讨论前,请明确要讨论的议题,做到有备而来,清楚阐述您当下遇到的问题、问题的产生、可能的解决方案等,以便讨论时,有的放矢,您也能获得老师的更有价值的指导。

 

 

  • 不只记笔记,还要将笔记加以组织归纳

善于把握当面讨论机会的博士生通常会:一、事先准备好讨论主题;二、讨论后附上讨论记录;三、提出具体的东西做为讨论议题;四、将讨论记录集中管理。如此一来,指导教授可以通过回顾之前的纪录,准备之后的讨论内容,循序渐进的引导博士生进度。指导教授有时会做笔记,不过,即便老师确实有做笔记,千万不要想依赖教授的笔记。另外,做笔记也是一个练习写作的绝佳机会。

 

 

  • 不要拖到最后一刻才开始写论文

请尽早动笔写作投稿论文,不要拖到截止日期前一两天才交给指导教授批改。指导教授事情繁忙,要应付研讨会投稿截止日期、准备研究课题申请材料、缴交结案报告等,因此,若您拖到最后一刻才将您的论文或课题报告给指导教授,因为时间有限,教授没法细读,也不能给出完备、有价值的意见,不利于投稿。

投稿论文不是等到研究完成才要开始动笔,而是研究过程中的一环,必须在研究阶段启动。在写作课上,我通常会要求学生于截止日前一周完成一篇较完整的论文初稿作为作业,若未能于前一周交出初稿,就拒收他们文稿。我认识的一名教授就是如此严格的要求他的学生。

 

 

  • 不要请指导教授在一周内写出推荐信

推荐信的书写并非信手拈来这么简单,所以,请预留给教授一段时间构思下笔。最好是提供一些辅助资料给教授,如自拟的推荐信初稿、一些要点、更新的履历,如此,既可以减少教授构思撰写的时间,也可以让推荐信内容更有说服力,

 

希望以上方法可以帮助大家顺利度过艰难的博士生涯。

 

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